Cách quản lý thời gian và tổ chức công việc

76 Lượt xem

Một ngày mỗi người chỉ có 24h nhưng có nhiều việc phải làm, nếu không biết cách quản lý thời gian và tổ chức công việc sẽ khiến bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian để hoàn thành tốt công việc. Sau đây là cách quản lý thời gian và tổ chức công việc giúp bạn.

Khi bạn vội vàng, tất bật sẽ khiến bạn không có nhiều ý tưởng hay, chỉ bận rộn giải quyết những vấn đề ngay trước mắt mà bỏ qua những hành động đúng đắn hay quyết định cho tương lai. Theo nghiên cứu, người kiểm soát thời gian hiệu quả thường tận hưởng cuộc sống tốt hơn, không cảm thấy bị quá tải, ít căng thẳng hơn so với những người không kiểm soát được thời gian. Vì vậy, bạn nên học cách quản lý thời gian của mình ngay từ bây giờ qua 5 kinh nghiệm thiết thực dưới đây.

Cách quản lý thời gian và tổ chức công việc

1. Đặt ra sự ưu tiên

Bạn nên xem xét thứ nào quan trọng nhất đối với bạn, suy nghĩ về các mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống của bạn rõ ràng sẽ giúp bạn lập kế hoạch về thời gian và cam kết của mình tốt hơn.

2. Thực tế về những gì bạn có thể thực hiện

Chúng ta khó có thể làm việc hiệu quả nếu mệt mỏi hay những yếu tố bên ngoài tác động làm gián đoạn khi bạn làm việc. Vì vậy, khi thực hiện một việc gì, bạn nên tính toán thời gian thực hiện một nhiệm vụ và cộng thêm ít nhất 25% để bắt đầu tiến hành xem diễn biến mọi chuyện ra sao và điều chỉnh cho phù hợp.

3. Hạn chế sự gián đoạn

Để hoàn thành công việc tốt và sớm nhất, bạn nên hạn chế tần suất gián đoạn như có con nhỏ hay gián đoạn bởi nhiều yếu tố trong công việc hay cuộc sống. Điều này khó tránh hoàn toàn nhưng bạn có thể hạn chế bớt bằng cách đeo tai nghe, đóng kín cửa, tắt điện thoại..

4. Nói “không” với các cam kết ngoài lề không phục vụ cho mục tiêu của bạn

Bạn nên ưu tiên các mục tiêu quan trọng nên bạn cần biết nói không trong những trường hợp cần thiết để có thể đạt được kết quả tốt. Đặt ra ranh giới với những người khác cũng sẽ giúp bạn đối phó tốt với căng thẳng.

5. Ngưng chần chừ

Chúng ta cũng thường có tâm lý chần chừ làm việc gì đó khi có thời gian. Vì vậy, để tránh nước tới chân mới nhảy, bạn nên tìm hiểu nguyên nhân trì hoãn để tìm ra giải pháp, suy xét về tầm quan trọng của công việc. Nguyên tắc chung là ưu tiên làm việc quan trọng nhất. Nếu nhiệm vụ không quan trọng, bạn nên nghĩ làm sau hoặc nhờ người khác làm giúp, tập trung vào những thứ quan trọng hơn. Nếu công việc làm việc quá sức, bạn cần lên dây cót tinh thần.

Ví dụ như việc giặt quần áo nên tốt nhất, bạn cần lên lịch cụ thể để làm mỗi ngày hình thành thói quen sẽ giúp bạn đỡ ngại hơn.

Khi làm xong một số nhiệm vụ, bạn nên tự thưởng cho mình bằng cách nghỉ ngơi, thư giản với sở thích của mình hay tập thể dục hoặc hình dung ra kết quả sau khi thực hiện xong.

Cách quản lý thời gian và tổ chức công việc

Nếu thực hiện nhiệm vụ, bạn không thể tự làm một mình, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ hoặc tự mình học lấy các kỹ năng.

Bạn cảm thấy không có đủ thời gian thì đã đến lúc kiểm soát lại mọi thứ. Bạn cần có những sự lựa chọn và xác định nhu cầu thời gian nào nằm ngoài tầm kiểm soát.

Tóm lại, bạn cần lên kế hoạch, bỏ qua mọi thứ, ngừng trì hoãn đồng thời động viên bản thân, ủy thác và chú ý tới những cam kết của mình. Dù là nhiệm vụ gì, khi làm việc có kế hoạch, bạn sẽ đạt thành tích cao hơn, ít căng thẳng hơn, tâm bình thản hơn.

(Bài viết trên được dịch từ chia sẻ của Melanie Greenberg - Tiến sĩ Tâm lý học tại trường Đại học Alliant San Diego.)